Am 2. Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft getreten. Mit dem Gesetz sollen Hinweisgebende geschützt werden, die auf Rechts- und Regelverstöße in Unternehmen und Behörden aufmerksam machen.

Wenn Sie im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen oder dienstlichen Tätigkeit Kenntnis über Regelverstöße in unserem Unternehmen erlangt haben, können Sie dies über unser Hinweisgebersystem melden.

Insbesondere kann eine Meldung über Verstöße, die strafbewehrt sind, abgegeben werden und über Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient. Darüber hinaus gilt das Gesetz auch für die Meldung und die Offenlegung sonstiger Verstöße gegen Rechtsvorschriften im Sinne des § 2 HinSchG.

Begründete Verdachtsmomente auf einen Regelverstoß durch Beschäftigte Ihres Unternehmens können intern wie folgt gemeldet werden:

Per E-Mail: info(at)agentamed.de

Bitte beachten Sie, dass nur Hinweise mit hinreichend konkreten Informationen untersucht werden können. Ergänzen Sie daher bitte möglichst viele Details, damit Ihr Hinweis etwas bewirken kann (Wer? Was? Wann? Wo?). Zudem ist es hilfreich, wenn Sie für weitere Fragen zur Verfügung stehen und Ihren Hinweis nicht gänzlich anonym, also ohne die Möglichkeit von Rückfragen, abgeben. Bitte berücksichtigen Sie auch, dass keine Pflicht zur Bearbeitung anonymer Meldungen besteht.

Bitte beachten Sie, dass unser Hinweisgebersystem nicht für Beschwerden gedacht ist.

Meldeberechtigt sind Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über (mögliche) Verstöße erlangt haben.

Sofern Sie eine Rückmeldung wünschen und Ihre Kontaktdaten angeben, erhalten Sie innerhalb von 7 Tagen eine Bestätigung über den Eingang Ihrer Meldung auf dem von Ihnen angegebenen Kommunikationsweg. Anschließend erfolgt eine Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung und des sachlichen Anwendungsbereichs. Im Anschluss wird geprüft, ob bzw. welche Folgemaßnahmen ergriffen werden. Darüber erhalten Sie eine Rückmeldung innerhalb von drei Monaten.

Hinweisgeber haben aufgrund der Meldung entsprechender Verdachtsfälle keinerlei Sanktionen oder sonstige Benachteiligungen durch das Unternehmen zu befürchten. Im Rahmen der Bearbeitung wird Vertraulichkeit und das Gebot der Fairness gegenüber dem Hinweisgeber und dem gegebenenfalls betroffenen Mitarbeiter sichergestellt.

Ihre Daten werden grundsätzlich vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben. Sollte es aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung oder zur weiteren Aufklärung des von Ihnen gemeldeten Verstoßes notwendig sein gegenüber Dritten Angaben zu Ihrer Person zu machen, werden wir uns zuvor mit Ihnen in Verbindung setzen.

Angaben zu Ihrer Person sind freiwillig. Wenn Sie Angaben zu Ihrer Person machen, willigen Sie mit der Abgabe des Hinweises ein, dass wir diese Daten zum Zweck der Aufklärung des Hinweises und zur Kontaktaufnahme verarbeiten und speichern dürfen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Im Bereich "Datenschutzinformation für Hinweisgeber" haben wir für Sie alle notwendigen Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie über die Ihnen nach der Datenschutzgrundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz zustehenden Rechte zusammengestellt.

Personen, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, haben gemäß dem im Hinweisgeberschutzgesetz geregelten Wahlrecht auch die Möglichkeit, sich an eine externe Meldestelle zu wenden. Diese wurde beim Bundesamt für Justiz eingerichtet.

Externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz (https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html)

Sofern intern wirksam gegen etwaige Verstöße vorgegangen werden kann, wenden Sie sich bitte vornehmlich an die interne Meldestelle. Sie tragen somit dazu bei, regelkonformes Verhalten im Unternehmen zu stärken sowie für ein faires Miteinander zu sorgen. Auch nach einer internen Hinweisabgabe bleibt die Möglichkeit einer (weiteren) externen Hinweisabgabe bestehen.

Um Sie über die Datenverarbeitung und Ihre Rechte aufzuklären und der Informationspflicht nach Artikel 13 und 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nachzukommen, informieren wir Sie wie folgt:

AGENTAMED GmbH Colonnaden 68 20354 Hamburg

Telefon: 040 300 34 640

E-Mail: info(at)agentamed.de

E-Mail: datenschutz(at)medinet-berlin.de

Im Rahmen des Hinweisgebersystems werden folgende Daten verarbeitet: Angaben über die beschuldigte Person (z. B. Name, Vorname, Titel, Kontaktdaten, Position und Angaben zur Beschäftigung), Angaben über die (angeblichen) Verhaltensverstöße sowie die entsprechenden Sachverhalte. Bei der Person des Hinweisgebers kommen personenbezogene Angaben wie Name der meldenden Person, die Kontaktdaten und ggf. auch die Umstände der Beobachtung in Betracht.

Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen des Hinweisgebersystems ist die Entgegennahme und Aufklärung von schwerwiegenden Verdachtsfällen über Regelverstöße im Unternehmen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten für die oben genannten Zwecke ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Straftaten im Beschäftigtenkontext ist Art. 88 DS-GVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG. Personenbezogene Daten des Hinweisgebers werden in der Regel nur mit seiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO) verarbeitet.

Wir stellen sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für eine begrenzte Anzahl von befugten Personen zugänglich sind, die diese Daten für die Bereitstellung der oben genannten Verarbeitungszwecke kennen müssen.

Sofern es zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich sein sollte, können personenbezogene Daten an einzelne, sorgfältig ausgewählte Personen des Unternehmens oder – sofern diese vom betreffenden Sachverhalt ebenfalls betroffen sind – an verbundene Unternehmen im erforderlichen Umfang weitergeleitet werden. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Eine Weitergabe oder sonstige Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dass dies zu Zwecken der Strafverfolgung erforderlich ist. Sofern gesetzliche Bestimmungen oder Anordnungen staatlicher Organe dies erforderlich machen, können personenbezogene Daten an diese herausgegeben werden.

Daten, die für die unter Punkt 3 genannten Zwecke verarbeitet werden, werden in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gem. § 11 Abs. 5 HinSchG gelöscht bzw. – wenn die Daten in Form von Papierdokumenten vorliegen – vernichtet. Gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften oder berechtigte Interessen des Unternehmens können jedoch eine längere Aufbewahrung Ihrer Daten rechtfertigen. Beispielsweise können Ihre Daten gegebenenfalls während aktueller Rechtsstreitigkeiten, welche das Ergebnis möglicher Aufklärungsmaßnahmen sind, weiter aufbewahrt werden.

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die durch Nutzung des Hinweisgebersystems zu verwaltenden personenbezogenen Daten bei ihrer Erhebung, Verarbeitung und Nutzung vor unbefugtem Zugriff, Weitergabe, Missbrauch, Manipulationen, Verlust und Zerstörung zu schützen. Von uns eingesetzte Dienstleister sind in gleichem Maße verpflichtet.

Im Rahmen des Hinweisgebersystems findet keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO statt.

Als Betroffener haben Sie das Recht auf Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu. Die Identität des Hinweisgebers bleibt von diesem Auskunftsrecht grundsätzlich ausgenommen. Sofern durch die Wahrnehmung dieses Rechts die Sachverhaltsaufklärung oder die Sicherung erforderlicher Beweise gefährdet ist, ist es gestattet, dem Recht erst zu einem späteren Zeitpunkt zu entsprechen. Sie haben darüber hinaus bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, unrichtige Daten korrigieren, ändern, sperren oder löschen zu lassen. Weiterhin steht Ihnen jederzeit ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu. Anfragen zur Ausübung der Betroffenenrechte nach Art. 15-21 DS-GVO kann die betroffene Person an den Verantwortlichen (siehe Punkt 1) richten.